सीतामढ़ी, 30 जनवरी 2025 – सीतामढ़ी समाहरणालय के विमर्श सभा कक्ष में जिलाधिकारी श्री रिची पांडेय की अध्यक्षता में ई-ऑफिस क्रियान्वयन से संबंधित एक महत्वपूर्ण बैठक आयोजित की गई। इस बैठक में विभिन्न विभागों के वरिष्ठ पदाधिकारी, जिला सूचना विज्ञान अधिकारी, और अन्य प्रशासनिक अधिकारी उपस्थित थे।
बैठक में ई-ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन, इसके लाभ, चुनौतियाँ, और प्रशासनिक कार्यों में इसकी भूमिका पर विस्तार से चर्चा की गई। जिलाधिकारी ने इस अवसर पर कहा कि ई-ऑफिस प्रणाली को सफलतापूर्वक लागू करना शासन की शीर्ष प्राथमिकताओं में से एक है। इस प्रणाली का मुख्य उद्देश्य शासन कार्यों को डिजिटल रूप से सक्षम बनाना, पारदर्शिता बढ़ाना और कार्यप्रणाली को अधिक प्रभावी बनाना है।
ई-ऑफिस प्रणाली: सरकारी कार्यों को नया स्वरूप देने की पहल
सरकारी कार्यालयों में परंपरागत रूप से कागजी दस्तावेजों पर कार्य करने की प्रक्रिया को डिजिटल करने के उद्देश्य से ई-ऑफिस प्रणाली को लागू किया जा रहा है। इस प्रणाली के तहत सरकारी फाइलों, दस्तावेजों, और पत्राचार को डिजिटल रूप में संरक्षित किया जाएगा, जिससे सरकारी कार्यों की गति तेज होगी और निर्णय लेने की प्रक्रिया सुगम बनेगी।
ई-ऑफिस के प्रमुख लाभ
- पेपरलेस कार्य प्रणाली – इससे सरकारी कार्यालयों में कागजों की खपत कम होगी, जिससे पर्यावरण संरक्षण में मदद मिलेगी।
- कार्य में पारदर्शिता – सभी फाइलों और दस्तावेजों का डिजिटल रिकॉर्ड रहेगा, जिससे किसी भी कार्य को ट्रैक करना आसान होगा।
- समय की बचत – डिजिटल प्रणाली से फाइलों को आसानी से खोजा जा सकता है और आवश्यकतानुसार तत्काल एक्सेस किया जा सकता है।
- निर्णय प्रक्रिया में तेजी – इस प्रणाली से सरकारी निर्णयों में देरी नहीं होगी, क्योंकि सभी दस्तावेज एक क्लिक में उपलब्ध रहेंगे।
- कार्यालयीन संस्कृति में सुधार – कर्मचारियों की कार्य क्षमता में वृद्धि होगी और कार्यालय में अनुशासन व उत्पादकता में सुधार होगा।
- कर्मचारियों के कार्यभार में कमी – चूंकि सभी दस्तावेज डिजिटल रूप में उपलब्ध रहेंगे, इसलिए बार-बार फाइलों को इधर-उधर करने की जरूरत नहीं पड़ेगी।
बैठक में क्या-क्या चर्चा हुई?
1. ई-ऑफिस प्रणाली की प्राथमिकता और शासन की मंशा
बैठक के दौरान जिलाधिकारी श्री रिची पांडेय ने अधिकारियों को संबोधित करते हुए कहा कि ई-ऑफिस प्रणाली का सफल क्रियान्वयन शासन की सर्वोच्च प्राथमिकताओं में से एक है। उन्होंने बताया कि इस प्रणाली को लागू करने का उद्देश्य सरकारी कार्यों में पारदर्शिता और प्रभावशीलता लाना है।
उन्होंने कहा कि ई-ऑफिस प्रणाली से सरकारी कार्यों की गति बढ़ेगी, क्योंकि इसमें दस्तावेजों को डिजिटल रूप में संरक्षित किया जाएगा, जिससे आवश्यकतानुसार उन्हें तत्काल खोला और देखा जा सकेगा।
2. सरकारी कार्यों में पारदर्शिता और जवाबदेही
ई-ऑफिस प्रणाली से सरकारी कार्यालयों में कार्य करने की पारदर्शिता और जवाबदेही बढ़ेगी। बैठक में बताया गया कि इस प्रणाली में सभी फाइलें और दस्तावेज डिजिटल रूप में संग्रहित किए जाएंगे और उन्हें वास्तविक समय में ट्रैक किया जा सकेगा। इससे सरकारी कार्यों में भ्रष्टाचार की संभावना कम होगी और सभी अधिकारी एवं कर्मचारी अपनी जिम्मेदारियों को अधिक गंभीरता से लेंगे।
3. कर्मचारियों का समय और ऊर्जा की बचत
ई-ऑफिस प्रणाली से सरकारी कर्मचारियों का समय और ऊर्जा दोनों की बचत होगी। पहले जहाँ कागजी कार्यवाही में फाइलों को खोजने, इधर-उधर ले जाने और अनुमोदन के लिए लंबी प्रक्रिया से गुजरना पड़ता था, वहीं अब यह कार्य चंद मिनटों में पूरा किया जा सकेगा।
जिलाधिकारी ने कहा कि कर्मचारियों को इस प्रणाली के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण रखना चाहिए और इसे अपने कार्य जीवन का हिस्सा बनाना चाहिए, ताकि सरकारी कार्यों में अधिक तेजी और कुशलता लाई जा सके।
ई-ऑफिस क्रियान्वयन को लेकर उठाए गए महत्वपूर्ण कदम
1. प्रशिक्षण कार्यक्रम का आयोजन
बैठक में जिला सूचना विज्ञान अधिकारी मुकेश कुमार झा ने ई-ऑफिस प्रणाली के क्रियान्वयन से संबंधित एक विस्तृत प्रशिक्षण सत्र आयोजित किया। इस प्रशिक्षण में सभी अधिकारियों और कर्मचारियों को ई-ऑफिस के संचालन, दस्तावेजों को डिजिटल रूप से प्रबंधित करने, और सिस्टम का प्रभावी उपयोग करने के तरीकों की जानकारी दी गई।
2. ई-ऑफिस प्रणाली की समीक्षा
जिलाधिकारी ने बैठक में स्पष्ट किया कि ई-ऑफिस प्रणाली की प्रगति की नियमित समीक्षा की जाएगी। उन्होंने सभी विभागाध्यक्षों और प्रशाखा प्रभारियों को निर्देश दिए कि वे इस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन के लिए गंभीरता से कार्य करें।
3. लंबित फाइलों को शीघ्र निपटाने का निर्देश
जिलाधिकारी ने सभी संबंधित अधिकारियों को निर्देश दिया कि कोई भी सरकारी फाइल या प्रकरण लंबित न रहे। सभी फाइलों और दस्तावेजों का समयबद्ध और गुणवत्तापूर्ण निस्तारण सुनिश्चित किया जाए, ताकि प्रशासनिक कार्यों में किसी भी प्रकार की देरी न हो।
ई-ऑफिस से सरकारी कार्यों की कार्यशैली में आएगा बदलाव
ई-ऑफिस प्रणाली का मुख्य उद्देश्य सरकारी कार्यों को पारदर्शी, कुशल और डिजिटल रूप से सक्षम बनाना है। यह प्रणाली सरकारी कार्यालयों को एक नए डिजिटल युग में प्रवेश दिलाने में मदद करेगी, जहाँ कागजों की जगह डिजिटल दस्तावेज़ों का उपयोग किया जाएगा।
इससे सरकारी कार्यों की कार्यशैली में एक बड़ा बदलाव आएगा और प्रशासनिक प्रक्रियाएँ अधिक व्यवस्थित एवं प्रभावी बनेंगी।
बैठक में उपस्थित गणमान्य अधिकारी
इस महत्वपूर्ण बैठक में जिलाधिकारी श्री रिची पांडेय के अलावा कई अन्य वरिष्ठ अधिकारी उपस्थित थे, जिनमें प्रमुख रूप से –
- उप विकास आयुक्त – श्री मनन राम
- जिला स्थापना उप समाहर्ता – श्री अभिराम त्रिवेदी
- अपर समाहर्ता – श्री कुमार धनंजय
- जिला सूचना विज्ञान अधिकारी – श्री मुकेश कुमार झा
- सभी जिला स्तरीय विभागाध्यक्ष एवं अधिकारी
निष्कर्ष
सीतामढ़ी जिले में ई-ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन के लिए उठाए गए यह कदम एक नई डिजिटल प्रशासनिक व्यवस्था की ओर संकेत करते हैं। यह प्रणाली सरकारी कार्यों को अधिक पारदर्शी, तेज और प्रभावी बनाने में मदद करेगी।
जिलाधिकारी द्वारा इस बैठक में दिए गए निर्देशों से स्पष्ट होता है कि प्रशासन इस प्रणाली को पूरी गंभीरता से लागू करने के लिए प्रतिबद्ध है। इस पहल से न केवल सरकारी कार्यों की गति तेज होगी, बल्कि सरकारी कार्यालयों में आधुनिक तकनीकों का समावेश भी सुनिश्चित होगा।
ई-ऑफिस प्रणाली को लेकर प्रशासन का यह प्रयास न केवल एक डिजिटल भारत की दिशा में एक बड़ा कदम है, बल्कि सरकारी कार्यप्रणाली को अधिक कुशल और प्रभावशाली बनाने में भी सहायक सिद्ध होगा।
